为完整、系统地保存学校在各项职能活动中形成的各类文件材料，提高归档文件材料质量，特制定文件材料归档制度。

一、凡已办理完毕的反映学校各项职能活动，具有查考利用价值的文件材料、图表、声像等记录及重要物品，均属归档范围。

二、凡需归档的文件材料都应字迹工整、图像清晰，禁止使用圆珠笔、红水笔、彩色蓝墨水笔起草、签批（基建档案、设备档案有关材料除外），以便长期保管。

三、严格实行文件材料形成部门归档制度，各部门、单位兼职档案员坚持平时归档，合理分类存放。文书档案在次年的上半年完成归档工作；当年产生的会计材料，计划财务处兼职档案员应于次年第一季度内整理组卷，保管三年期满后的次年六月底前，将档案集中向档案室移交归档；实物类档案如上级颁发给学校和各部门、单位的题词、字画、奖牌、证书等，由各部门、单位报档案室统计、存档，也可暂在本部门、单位存放一年后移交档案室，统一保管。

四、归档要准确、及时，不能遗失、损坏具有保存价值的文件材料。

五、文件材料只归档一份，移交时填写移交清单一式二份，双方各执一份备查。

六、各部门、单位有责任协助兼职档案员做好文件材料的积累、整理和归档工作。